Op E-mailcampagnes zijn naast de overige artikelen de volgende afspraken van toepassing.
Werkwijze: De Conversie Smederij stelt de lijst met Ontvangers samen, schrijft de berichten en verstuurt deze namens Opdrachtgever. Lijst en teksten worden vooraf ter goedkeuring aan Opdrachtgever voorgelegd. Er wordt niets verzonden zonder die goedkeuring.
Wat Opdrachtgever inbrengt en garandeert: Opdrachtgever levert de omschrijving van de doelgroep en het aanbod, en staat ervoor in dat het aanbod juist is en dat hij bevoegd is het te doen. Levert Opdrachtgever zelf adressen aan, dan staat hij in voor de herkomst daarvan. Gekochte adresbestanden worden niet verzonden.
Grenzen aan de uitvoering: Er wordt uitsluitend gemaild naar zakelijke contactadressen van bedrijven en organisaties en nooit naar consumenten. Bij ondernemingen met meerdere personen wordt uitsluitend het algemene contactadres gebruikt en niet het adres van een individuele medewerker. Bij een eenmanszaak of eenmanspraktijk kan het door de onderneming zelf gepubliceerde adres op naam worden gebruikt, omdat dat feitelijk het zakelijke contactadres van die onderneming is. Voor ontvangers in België wordt uitsluitend gewerkt met onpersoonlijke adressen van rechtspersonen. Elk bericht bevat de identiteit van Opdrachtgever, een geldig contactadres en een werkende afmeldmogelijkheid. Afmeldingen worden direct verwerkt en blijven bewaard op een blokkeerlijst die over campagnes heen geldt. De Conversie Smederij kan een doelgroep, een adres of een gehele campagne weigeren of stopzetten wanneer zij daar juridisch of inhoudelijk twijfel over heeft; bij stopzetting wordt het niet uitgevoerde deel verrekend.
Verdeling van verantwoordelijkheid: Partijen zijn zich ervan bewust dat zowel de partij namens wie wordt verzonden als de partij die verzendt aanspreekbaar kan zijn op de inhoud en de rechtmatigheid van de verzending. Beide partijen bepalen mede doel en middelen van de verwerking van persoonsgegevens en gelden daarom als gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken in de zin van artikel 26 AVG. De onderlinge afspraken hierover worden per campagne schriftelijk vastgelegd. Er is geen sprake van een verwerkersrelatie.
Bewaartermijnen: De campagnelijst wordt uiterlijk 30 dagen na afloop van de campagne verwijderd. De blokkeerlijst met afmeldingen blijft bestaan, juist om Ontvangers te beschermen tegen hernieuwde benadering.
Resultaat: De Conversie Smederij levert een inspanningsverplichting. Er wordt geen aantal reacties, leads, afspraken of omzet gegarandeerd, en evenmin dat berichten in de inbox van de Ontvanger belanden. Rapportage beperkt zich tot wat daadwerkelijk gemeten wordt: verzonden, afgeleverd, geklikt en gereageerd. Openingen worden niet gemeten.
